1.) Постарайтесь начать с сути вопроса... - Что Вы пишите? - "Заявку на Запчасть", "Претензию", "Идею улучшения"...
2.) По возможности укажите номер телефона по которому лучше и быстрей связаться с Вами...
3.) Если Вы знаете кому конкретно пишите, напишите в письме что это для .... (Ген. Директора, Бухгалтера, Менеджера по ОПТу...